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口頭交際是語言交際中使用頻率最高、最基本、最簡便的一種形式。要掌握和提高口頭交際藝術，運用口頭交際技巧，秘書人員要注意哪些基本要求呢？
一、語言要自然樸實，表達要條理清晰。秘書人員應具有一定的語言表達能力。用詞要準確得體，少用抽象、令人費解的詞語，多用形象化詞語，使對方容易理解。句式要用短句為好，盡量少用復雜的單句和復句。還要注意發音技巧、聲調與音量、語氣與語速。說話時盡量做到語調悅耳，音量適中，語速恰到好處，使對方在聽覺上產生美感。
二、要適時控制話題，善于隨機應變。話題是秘書人員調研、訪問、采訪或協調的動機，所以，抓住話題就能使交談順利進行并取得良好效果。而且在交談過程中，也要善于抓住時機，適時提出、引導及轉換話題，進而達到談話的目的。
結束話題也要講究技巧。融洽而成功的交談總是在進行到恰到好處時，以巧妙的方式轉換到告辭的話題上來，以便從容結束交談，不要給人有突然和粗魯無禮的感覺。
三、態度要熱情誠懇，感情要真摯由衷。秘書的調研、訪問等工作是與人打交道的。俗話說：精誠所至，金石為開。只有熱情誠懇的交談、對話，才能使人感到親切自然，交談氣氛融洽。要尊重對方，平等相待，與人為善。多給對方講話的機會，并善于激發、引導對方發表自己的看法。當對方說話時，要全神貫注，認真傾聽，不要眼睛看到別處，不要搶人話頭，隨意插話。遇到不同意見時，也要耐心聽取，不要爭論、頂撞。交談時體態要自然，聽對方談話時，要不時地作出積極的反應，可以點頭、微笑等反饋方式，這樣可以融洽交談氣氛，顯現出真摯、熱情。
電話交談因有它的特殊性，交談時用語要準確，表述要有條理，使對方一聽就明白。此外，電話交談還應講究文明禮貌，做到語氣親切，語調自然，使用禮貌用語，隨時注意對方的反饋信息，以提高電話交談的效果。
總之，秘書人員要正確地認識口頭交際的重要性，正確區分不同的口語表達方式，不斷提高和鍛煉自己的口語運用技巧，塑造良好的口頭交際形象。
職場貼士：填補上司不擅長的方面。人各有所長。有的領導擅長管理而不懂經濟、技術，那么，秘書則應在經濟、技術方面予以彌補；有的領導是技術人才，但在社交、應酬方面相對欠缺，秘書則應在社交、應酬方面多“出頭露面”。
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